Vrijwilligers kunnen bepaalde kostentypen declareren, welke kosten zij kunnen declareren is afhankelijk van de afspraken die gelden binnen jouw organisatie.
Sommige vergoedingen zijn gekoppeld aan een vacature, andere vergoedingen zijn algemeen.
Vergoedingen die gekoppeld zijn aan een vacature kunnen alleen worden toegekend aan vrijwilligers die gekoppeld zijn aan de vacature.
Voorbeelden van algemene vergoedingen kunnen zijn; vaste vrijwilligersvergoeding, reiskosten per kilometer, declaraties van aankopen met of zonder bon. Het kan om eenmalige kosten gaan, maar ook om maandelijks terugkerende kosten.
Welke algemene declaraties een vrijwilliger in kan dienen leg je vast in de persoonlijke gegevens van de vrijwilliger.
Algemene kostentypen koppelen aan een vrijwilliger, zodat deze declaraties in kan dienen.
Ga naar Menu > Vrijwilligers > zoek de vrijwilliger op.
Klik op het pen-icoon om de gegevens van de vrijwilliger aan te passen.
Klik op regel 'vergoedingen'
In dit scherm kun je kostentypen koppelen en vul je ook het rekeningnummer (IBAN) in waarop de vrijwilliger eventuele vergoedingen wil ontvangen.
In de 'lijst met gekoppelde kostentypen' zie je welke kostentypen al gekoppeld zijn.
Klik op + om een kostentype te koppelen.
Selecteer het kostentype dat je wilt koppelen uit de lijst. (Je ziet hier alleen de algemene kostentypen, dus niet de vergoedingen die gekoppeld zijn aan een vacature.)
Vul het maximale bedrag is dat kan worden gedeclareerd. Je ziet het maximale bedrag, je kunt ervoor kiezen om een lager bedrag in te vullen.
Klik daarna op opslaan.
Vrijwilliger mag bepaalde algemene kosten niet (meer) declareren?
Vrijwilligers kunnen alleen een declaratie indienen van algemene kosten als het kostentype aan hen gekoppeld is.
Ga naar Menu > Vrijwilligers > zoek de vrijwilliger op.
Klik op het pen-icoon om de gegevens van de vrijwilliger aan te passen.
Klik op regel 'vergoedingen'
In de lijst met gekoppelde kostentypen zoek je de regel op die je wilt verwijderen.
Klik op het prullenbak-icoon op de regel van het kostentype dat je wilt ontkoppelen.
Kies opslaan.
>> Je kunt een declaratie die is ingediend ook afwijzen. In dat geval is het raadzaam om de vrijwilliger te informeren over de aanleiding van de afwijzing.
Onderstaande optie is alleen beschikbaar voor systeembeheerders:
Kostentypen beheren
Ga via Menu > Declaraties > Kostentypen.
Kies in het overzicht voor '+ Nieuw' om een nieuw kostentype toe te voegen of bewerk een bestaande regel door op het pen-icoon achter de naam te klikken.
Per kostentype vul je in:
Naam: Kies een herkenbare naam. De naam is zichtbaar voor vrijwilligers en beheerders.
Actief: Er kan alleen gedeclareerd worden op actieve kostentypen.
Type declaratie: met bon, vast bedrag, maandelijks repeterend, automatische reiskosten of kilometerbasis.
Grootboekrekening: Dit nummer wordt vermeld op de declaratie.
Maximum waarde in euro's: Het maximale bedrag per declaratie. Dit bedrag kan eventueel wel per vrijwilliger naar beneden worden bijgesteld.
Tekst bankafschrift: Overschrijvingen worden herkenbaar door middel van deze omschrijving.
Beschrijving: Hier kun je een korte toelichting geven over het type kosten, wat valt binnen dit kostentype?