Declaratie-e-mailadressen instellen

Werkt jouw organisatie met de e-mailkoppeling voor declaraties? Dan worden goedgekeurde declaraties bij het verzenden als Excel-bestand naar een of meer e-mailadressen gestuurd, bijvoorbeeld de crediteuren- of financiële administratie. In dit artikel lees je hoe je die e-mailadressen beheert.

Deze instelling is alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol Beheerder of Manager.

De e-mailadressen openen

Ga in het menu naar Declaraties > E-mailadressen. Je ziet een overzicht van alle adressen waar declaraties van jouw organisatie naartoe worden gestuurd.

Een e-mailadres toevoegen

1. Vul onderaan het overzicht het gewenste e-mailadres in.
2. Klik op Toevoegen.

Je kunt meerdere adressen toevoegen. Goedgekeurde declaraties worden dan naar al deze adressen verstuurd.

Een e-mailadres verwijderen

Klik achter het betreffende adres op het prullenbak-icoon en bevestig. Vanaf dat moment ontvangt dit adres geen declaraties meer.

Wat gebeurt er bij het verzenden?

Wanneer je via Declaraties > Verzenden goedgekeurde declaraties verstuurt, maakt het systeem een Excel-overzicht en mailt dit naar de ingestelde adressen. Deze e-mail wordt rechtstreeks vanuit Vrijwilligersdossier verstuurd — je hoeft hiervoor niets meer in Outlook of een andere mailclient te doen.

Staat hier geen e-mailadres? Dan kunnen goedgekeurde declaraties niet per e-mail worden verzonden. Zorg dat er minimaal één geldig adres is ingesteld.

Zie ook: Declaraties indienen en goedkeuren voor de volledige declaratieworkflow.