Wat is het?
Supportdesk voor Vrijwilligersdossier is de nieuwe naam voor onze interne helpdesk die draait op de technologie van Zoho Desk. Het platform bundelt alle supportverzoeken op één plek, zodat je nooit meer hoeft te zoeken in losse e-mails of chatgesprekken.
Hoe verloopt het proces?
Vragen binnenhalen – Of je nu mailt, een webformulier invult, live-chat gebruikt of belt: elk bericht wordt automatisch omgezet in een “ticket” met een uniek nummer en duidelijke status. Zo blijft niets liggen.
Overzicht & toewijzing – Tickets worden direct zichtbaar voor het supportteam. Slimme regels wijzen ze toe aan de juiste collega en houden deadlines in het oog.
Samen oplossen – Via interne opmerkingen kun je collega’s @mentionen; zo werk je samen in hetzelfde ticket zonder eindeloos heen-en-weer-mailen.
Zo stel je een vraag
E-mail – Stuur je vraag naar support@vrijwilligersdossier.nl. Het systeem zet je mail om in een ticket en bevestigt per e-mail ontvangst.
Portaal – Log in op de Supportdesk, klik op ‘Nieuwe vraag’, vul onderwerp & beschrijving in, voeg eventueel een bijlage toe en klik Verzenden.
Chat of telefoon – Open de live-chat op onze website of bel het interne nummer; ook deze gesprekken worden als ticket opgeslagen.
Elkaar helpen en terugvinden
Iedereen kan zoeken – De zoekbalk bovenin doorzoekt tickets, kennisbankartikelen en eerdere gesprekken. Zo zie je snel of jouw vraag al is beantwoord.
Team Feeds – Updates over tickets verschijnen automatisch in een interne tijdlijn. Je ziet daar wie wat heeft gevraagd, kunt reageren of privé berichten sturen.
Ticket delen – Moet een andere afdeling meekijken? Deel het ticket in plaats van het te verplaatsen; beide teams blijven toegang houden en iedereen werkt in dezelfde draad.
Kort samengevat
Eén centrale plek voor alle vragen.
Inzenden via e-mail, portaal, chat of telefoon.
Collega’s zien elkaars tickets, zoeken daarop en leren van bestaande oplossingen.
@mentions, feeds en ticket-sharing houden de communicatie transparant.
Met Supportdesk voor Vrijwilligersdossier krijg je dus sneller antwoord, voorkom je dubbel werk en bouw je gaandeweg een makkelijk doorzoekbare kennisbank op.