Nieuwsbrieven versturen
Menu > Nieuwsbrief
Via Vrijwilligersdossier kun je eenvoudig nieuwsbrieven versturen. Je kunt hierbij kiezen om een nieuwsbrief te verzenden aan alle vrijwilligers, maar ook kiezen om bepaalde groepen vrijwilligers aan te schrijven.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een nieuwsbrief aanmaakt en verzend. We leggen ook uit hoe je een bijlage toe kunt voegen en gericht kunt mailen met behulp van doelgroepen.
Nieuwsbrief met bijlage
Menu > Nieuwsbrief > Bijlagen
Je kunt bijlagen toevoegen aan een nieuwsbrief. Vóór je een bijlage toe kunt voegen aan een nieuwsbrief moet je deze eerst uploaden. Als je een bijlagen eenmaal hebt toegevoegd kun je deze meerdere malen gebruiken.
Nieuw bestand als bijlage toevoegen
In het overzicht zie je bijlagen die eerder zijn toegevoegd. Klik op ‘nieuw’.Geef de bijlage een herkenbare naam, zodat je deze later eenvoudig kunt herkennen.
Klik op bestand kiezen en selecteer het bestand dat je als bijlage toe wilt voegen.
Je kunt verschillende documenten toevoegen, bijvoorbeeld Word bestanden, JPG-afbeeldingen of PDF’s.
Klik op ‘opslaan’. Je ziet dat de nieuw toegevoegde bijlage nu ook getoond wordt in de lijst op de overzichtspagina.
Ga naar het nieuwsbrieven scherm als je de bijlage direct aan een nieuwe of bestaande nieuwsbrief wilt koppelen.
Doelgroepen Nieuwsbrief
Menu > Nieuwsbrief > Doelgroepen
Per nieuwsbrief kan worden aangegeven aan wie deze verstuurd moet worden. Een eenvoudige manier om gericht te kunnen mailen is door middel van ‘doelgroepen’.
Je kunt zelf definiëren wie binnen jouw doelgroep vallen.
Nieuwe doelgroep aanmaken
Menu > Nieuwsbrief > Doelgroepen
Kies 'nieuw'
In het bewerk scherm dat nu opent kun je aangeven hoe de doelgroep moet gaan heten.
Kies een herkenbare titel en klik daarna op ‘filter aanpassen’.
Stel het filter in om de gewenste doelgroep te selecteren. In de lijst onder de filters zie je direct welke vrijwilligers binnen de opgegeven doelgroep vallen.
Ben je tevreden? Klik dan op ‘selecteren’.
Je komt terug in het bewerk scherm. Hier klik je op ‘opslaan’.
Je ziet de doelgroep nu in het overzicht Doelgroepen.
Hoe meer criteria je invult, hoe gerichter je kunt mailen. Het nadeel van meerdere criteria is dat het aantal mensen dat binnen de doelgroep valt ook kleiner zal zijn.
Criteria aanpassen/verwijderen:
Klik op het kruisje van het kenmerk dat je uit jouw filter wilt verwijderen. Of kies voor ‘filters resetten’ om alle kenmerken te verwijderen.
Overzicht nieuwsbrieven
Menu > Nieuwsbrief > Nieuwsbrieven
In dit scherm zie je een overzicht met de nieuwsbrieven die zijn aangemaakt. Nieuwsbrieven die nog niet verzonden zijn, zijn te herkennen aan het rode kruisje in de kolom ‘verzonden’.
Nieuwe nieuwsbrief aanmaken
Menu > Nieuwsbrief > Nieuwsbrieven
In het ‘Overzicht nieuwsbrieven’ klik je op ‘nieuw’.
Onderwerp
De titel van jouw nieuwsbrief is de naam van de mail die vrijwilligers in hun mailbox krijgen.
Inhoud
Voeg hier de gewenste tekst in, gebruik de editor om jouw tekst naar wens op te maken.
- Bijlage
Je kunt alleen bijlagen meesturen die al in het programma staan. Klik om de juiste bijlage uit de lijst te selecteren.
Om een nieuwe bijlage toe te voegen ga je naar Menu > Nieuwsbrief > Bijlagen. - Standaardvariabele toevoegen
Om een algemene mail persoonlijker te maken kun je gebruikmaken van standaard variabelen. Op de plaats waar de variabele staat worden de gegevens van de ontvanger ingevuld. Standaardvariabelen staan altijd tussen [[ ]].
Bijvoorbeeld:
Beste [[vrijwilligerVoornaam]],
Bij deze ontvang je de nieuwe inloglink voor [[domein]]
[[newLoginLink]]
De informatie waar je een standaardvariabele gebruikt wordt automatisch ingevuld en als volgt afgeleverd bij vrijwilliger Shanti.
Beste Shanti,
Bij deze ontvang je de nieuwe inloglink voor https://vrijwilligersdossier.nl
Dit is een inloglink
Doelgroepen
Selecteer een of meerdere doelgroepen waaraan de nieuwsbrief verzonden moet worden. Als je meer dan 1 doelgroep wilt selecteren houd je de CTRL-toets ingedrukt terwijl je de volgende doelgroep aanklikt.
Vrijwilligers
Bij het aanmaken van een nieuwsbrief zie je welke vrijwilligers binnen de gekozen doelgroep vallen. Je ziet in deze lijst alleen de namen van vrijwilligers waarvan een emailadres bekend is.
Concept opslaan
De nieuwsbrief wordt opgeslagen en getoond in het overzicht, maar nog niet verzonden.
Verzenden
De nieuwsbrief is helemaal klaar en mag verzonden worden.
Tip: Doe voor je een nieuwsbrief de wereld in stuurt een laatste check. Verzend een testmail aan jezelf of een collega.
PDFs voor mensen zonder email
Je kunt nieuwsbrieven als PDF downloaden. Niet iedereen kan of wil berichten per mail ontvangen.
Via het scherm doelgroepen kun je per doelgroep een lijst genereren van vrijwilligers zonder email. Menu > nieuwsbrief > doelgroepen > exporteer gebruikers zonder email
Testmail
Vul het emailadres van de ontvanger in en klik op 'verzenden'.