Nieuwsbrieven versturen

Nieuwsbrieven versturen

Nieuwsbrieven versturen

Met de nieuwsbriefmodule kun je gepersonaliseerde nieuwsbrieven versturen naar groepen vrijwilligers. Je definieert eerst een doelgroep en stelt vervolgens de nieuwsbrief samen met variabelen die automatisch per ontvanger worden ingevuld.

Doelgroepen beheren

Ga naar Nieuwsbrief > Doelgroepen om te bepalen wie je nieuwsbrieven ontvangen.

Nieuwe doelgroep aanmaken

  1. Klik op Nieuw.
  2. Geef de doelgroep een naam.
  3. Klik op de filterknop om de criteria in te stellen. Je kunt filteren op:
    • Status — Alleen vrijwilligers met een bepaalde status.
    • Vaardigheden — Vrijwilligers met specifieke vaardigheden.
    • Opleiding — Vrijwilligers met een bepaald opleidingsniveau.
    • Details — Vrijwilligers met specifieke kenmerken.
    • Coördinatorgroep, Locatie, Team — Organisatorische filters.
  4. Het systeem toont direct hoeveel vrijwilligers aan de criteria voldoen.
  5. Klik op Opslaan.

Ontbrekende e-mailadressen exporteren

Niet alle vrijwilligers hebben een e-mailadres. Via de Exporteer knop kun je een Excel-bestand downloaden met de vrijwilligers in de doelgroep die geen e-mailadres hebben. Zo kun je de gegevens aanvullen of deze vrijwilligers op een andere manier bereiken.

Nieuwsbrief aanmaken

Ga naar Nieuwsbrief > Nieuwsbrieven en klik op Nieuw.

Stap 1: Titel en inhoud

  • Titel — Het onderwerp van de nieuwsbrief.
  • Inhoud — Schrijf de nieuwsbrief in de editor. Je kunt tekst opmaken, links toevoegen en bijlagen invoegen.

Stap 2: Variabelen invoegen

Via de knop Variabelen kun je gepersonaliseerde gegevens invoegen die per ontvanger worden vervangen:

Vrijwilliger-variabelen

VariabeleWordt vervangen door
[[vrijwilligerVoornaam]]Voornaam
[[vrijwilligerAchternaam]]Achternaam
[[vrijwilligerNaam]]Volledige naam
[[vrijwilligerEmail]]E-mailadres

Organisatie-variabelen

VariabeleWordt vervangen door
[[organisatie]]Organisatienaam
[[organisatie.contactpersoon]]Contactpersoon
[[organisatie.email]]E-mailadres organisatie
[[organisatie.telefoon]]Telefoonnummer

Stap 3: Doelgroepen selecteren

Selecteer een of meerdere doelgroepen die de nieuwsbrief moeten ontvangen. Het systeem toont een preview van de ontvangerlijst.

Stap 4: Testen

Voordat je verstuurt kun je testen:

  • Test-e-mail — Stuur een proefmail naar een e-mailadres naar keuze. Variabelen worden vervangen door voorbeeldwaarden. De testmail kan tot 5 minuten duren.
  • Test-PDF — Genereer een PDF om de opmaak te controleren.

Stap 5: Versturen

Klik op Versturen en bevestig. De nieuwsbrief wordt op de achtergrond verwerkt. Elke vrijwilliger ontvangt een persoonlijk exemplaar met ingevulde variabelen.

Na het versturen is de nieuwsbrief vergrendeld en kun je de inhoud niet meer aanpassen.

PDF-export

Voor vrijwilligers zonder e-mailadres kun je de nieuwsbrief als PDF exporteren. Het systeem genereert per ontvanger een gepersonaliseerde PDF en bundelt deze in een ZIP-bestand. Zo kun je de nieuwsbrief alsnog per post versturen.

Het overzicht

In het nieuwsbriefoverzicht zie je per nieuwsbrief:

  • Status — Groen bolletje = verstuurd, rood kruisje = concept.
  • Naam — De titel van de nieuwsbrief.
  • Doelgroepen — Welke doelgroepen zijn geselecteerd.

Veelgestelde vragen

Kan ik een verstuurde nieuwsbrief bewerken?

Nee, na het versturen is de nieuwsbrief vergrendeld. Maak een nieuwe nieuwsbrief aan als je wijzigingen wilt doorvoeren.

Wat als een vrijwilliger geen e-mailadres heeft?

Vrijwilligers zonder e-mailadres worden overgeslagen bij het versturen. Gebruik de PDF-export om hen alsnog te bereiken.

Kan een vrijwilliger zich afmelden?

Ja, in elke nieuwsbrief staat een afmeldlink. Na afmelding ontvangt de vrijwilliger geen nieuwsbrieven meer.

    • Related Articles

    • Nieuwsbrieven

      Nieuwsbrieven versturen Menu > Nieuwsbrief Via Vrijwilligersdossier kun je eenvoudig nieuwsbrieven versturen. Je kunt hierbij kiezen om een nieuwsbrief te verzenden aan alle vrijwilligers, maar ook kiezen om bepaalde groepen vrijwilligers aan te ...

    • Nieuwsbrief niet digitaal ontvangen

      Sommige berichten zijn niet geschikt om per mail te verzenden. Sommige vrijwilligers willen of kunnen geen berichten per mail ontvangen. In dit artikel vertellen we wat er aan de hand kan zijn en bieden we een alternatieve optie. Voor uitleg over het ...

    • Mail versturen naar vrijwilligers

      Mail versturen naar vrijwilligers Met de mailfunctie kun je vanuit Vrijwilligersdossier rechtstreeks e-mails versturen naar een of meerdere vrijwilligers. De mails worden persoonlijk gemaakt door gebruik te maken van variabelen zoals de naam van de ...

    • Mailbox - Overzicht van verstuurde mails

      Mailbox - Overzicht van verstuurde mails Met de Mailbox kun je alle eerder verstuurde mails terugvinden en bekijken. Je ziet per mail het onderwerp, de verzender, het aantal ontvangers en de status. Zo houd je overzicht over welke communicatie er ...

    • Afzenderadres en reply-to bij e-mails

      Afzenderadres en reply-to bij e-mails Bij het versturen van e-mails vanuit Vrijwilligersdossier worden alle mails verstuurd vanaf het adres noreply@vrijwilligersdossier.nl. Dit is noodzakelijk om te garanderen dat de mails correct worden afgeleverd. ...