Declaraties indienen en goedkeuren

Met de declaratiemodule kunnen vrijwilligers onkosten declareren en worden deze via een goedkeuringsworkflow verwerkt en uitbetaald.

Hoe werkt de workflow?

Een declaratie doorloopt vier stappen:

1. Indienen — De vrijwilliger of coördinator dient een declaratie in.
2. Goedkeuren (fiatteren) — Een bevoegde gebruiker controleert en keurt de declaratie goed of af.
3. Verzenden — De goedgekeurde declaratie wordt verzonden naar het boekhoudsysteem of een ingesteld e-mail adres als bijlage.
4. Archief — De verwerkte declaratie wordt gearchiveerd.

Soorten declaraties

Het systeem ondersteunt vijf typen:

Declaratie indienen

Declaraties worden ingediend via het profiel van de vrijwilliger, in de sectie Declaraties. De vrijwilliger of coördinator selecteert het kostentype en vult de benodigde gegevens in:

• Met bon — Upload een bon en vul het bedrag in.
• Vast bedrag / Reiskosten — Vul het aantal dagen in; het bedrag wordt automatisch berekend.
• Kilometervergoeding — Vul het aantal kilometers in; het bedrag wordt berekend op basis van het tarief per km.
• Repeterend — Wordt automatisch maandelijks aangemaakt voor vrijwilligers met een actieve status.

Goedkeuren (fiatteren)

Ga naar Declaraties > Goedkeuren om alle openstaande declaraties te bekijken.

Wat wordt gecontroleerd?

Voordat je kunt goedkeuren, controleert het systeem automatisch of alle benodigde gegevens compleet zijn:

• De vrijwilliger heeft een geldig IBAN-nummer
• De vrijwilliger heeft een BIC/SWIFT-code
• De vrijwilliger heeft een woonplaats
• Het kostentype heeft een rekeningnummer voor de boekhouding
• De locatie/het team heeft een kostenplaats en adressleutel

Als er gegevens ontbreken, kun je de declaratie niet goedkeuren totdat deze zijn aangevuld.

Goedkeuren of afwijzen

• Goedkeuren — Selecteer een of meerdere declaraties en klik op Goedkeuren. Je ziet een samenvatting met het totaalbedrag ter bevestiging.
• Afwijzen — Wijs een declaratie af met een reden. De indiener en coördinator ontvangen hiervan een e-mailnotificatie.

Filteren op wie de declaratie heeft ingevoerd

In het overzicht van declaraties kun je filteren op de persoon die de declaratie heeft ingevoerd. Dit is handig wanneer meerdere coördinatoren declaraties invoeren en je snel de declaraties van één invoerder wilt terugvinden of controleren.

Verzenden

Ga naar Declaraties > Verzenden om alle goedgekeurde declaraties te verzenden naar het boekhoudsysteem. Het systeem genereert een uniek declaratienummer en stuurt de gegevens door.

Afhankelijk van de configuratie worden declaraties verzonden via:

• Navision — Directe koppeling met Microsoft Dynamics NAV.
• MuleSoft — Via een integratie-middleware.
• E-mail/Excel — De goedgekeurde declaraties worden als Excel-bestand per e-mail verstuurd naar de ingestelde adressen. Deze e-mail wordt rechtstreeks vanuit Vrijwilligersdossier verzonden (niet meer via Outlook). Zie het artikel Declaratie-e-mailadressen instellen om te beheren naar welke adressen dit gaat.

Archief

Ga naar Declaraties > Archief om alle verwerkte declaraties terug te vinden. Het archief toont:

• Groen vinkje — Goedgekeurd en verzonden.
• Rood kruisje — Afgewezen.
• Oranje prullenbak — Verwijderd na verzending.

Vanuit het archief kun je declaraties exporteren naar Excel voor rapportagedoeleinden.

Repeterende declaraties

Voor vrijwilligers met een maandelijks terugkerende vergoeding worden declaraties automatisch aangemaakt. Dit gebeurt bij het openen van het goedkeurscherm of kan handmatig worden getriggerd via de knop Repeterende declaraties ophalen. Het systeem voorkomt dubbele declaraties voor dezelfde maand.

IBAN-wijzigingen

Als een vrijwilliger een ander IBAN-nummer opgeeft, verschijnt er een melding bij het vrijwilligersprofiel. Een bevoegde gebruiker moet de wijziging eerst goedkeuren of afwijzen voordat het nieuwe IBAN wordt overgenomen. Zo wordt fraude voorkomen.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik een declaratie niet goedkeuren?

Controleer of alle vereiste gegevens zijn ingevuld (IBAN, BIC, woonplaats, kostenplaats, rekeningnummer). Het systeem geeft aan welke gegevens ontbreken.

Kan een declaratie na verzending worden verwijderd?

Ja, maar alleen met een override-markering. De declaratie wordt dan als verwijderd getoond in het archief.

Wie mag declaraties goedkeuren?

Dit hangt af van de ingestelde rechten. Gebruikers met het recht Declaraties goedkeuren: Eigen mogen declaraties van hun eigen teams goedkeuren. Met Declaraties goedkeuren: Alles mogen alle declaraties worden goedgekeurd.