Gebruikers en rollen beheren

Met het gebruikers- en rollensysteem bepaal je wie toegang heeft tot Vrijwilligersdossier en wat zij mogen doen. Het systeem werkt met drie niveaus: gebruikers, rollen en rechten.

Gebruikers

Ga naar Instellingen > Gebruikers om gebruikersaccounts te beheren.

Gebruiker aanmaken of bewerken

Per gebruiker stel je in:

• Organisatie — De organisatie waartoe de gebruiker behoort.
• E-mailadres — Het e-mailadres waarmee wordt ingelogd.
• Wachtwoord — Het wachtwoord voor inloggen.
• Naam — De weergavenaam van de gebruiker.
• Actief — Of het account actief is. Inactieve accounts kunnen niet inloggen.

Gebruikers kunnen ook inloggen via Microsoft Entra (SSO) als dit is geconfigureerd voor de organisatie.

Rollen

Ga naar Instellingen > Rollen om rollen te definiëren. Een rol bepaalt welke rechten een gebruiker heeft.

Rol aanmaken of bewerken

Per rol stel je in:

• Naam — De naam van de rol (bijv. Coördinator, Beheerder, Medewerker).
• Code — Een unieke code voor de rol.
• Volgorde — Bepaalt de hiërarchie. Gebruikers kunnen alleen rollen toewijzen die lager in de hiërarchie staan dan hun eigen rol.

Rol toewijzen

Een rol wordt toegewezen aan een gebruiker via het contactpersonen-profiel. Bij het bewerken van een contactpersoon selecteer je de gewenste rol. Als de rol is gemarkeerd als coördinator-rol, verschijnen er extra velden voor coördinator-specifieke instellingen.

Rechten instellen

Ga naar Instellingen > Rechten om per rol te bepalen welke acties zijn toegestaan.

Rechtenniveaus

De meeste rechten kennen drie niveaus:

Sommige rechten zijn eenvoudiger en kennen alleen Ja of Nee.

Categorieën van rechten

Rechten zijn gegroepeerd per functiegebied. Voorbeelden:

• Vrijwilligers — Bekijken, bewerken, verwijderen, documenten beheren, dossier exporteren.
• Vacatures — Bekijken, bewerken, verwijderen, advertenties beheren.
• Koppelingen — Koppelen starten, beëindigen, bewerken, bekijken.
• Declaraties — IBAN beheren, declareren, goedkeuren, versturen.
• Overig — Rechten beheren, systeeminstellingen, exports.

Hoe werkt het in de praktijk?

Stel dat een coördinator het recht Vrijwilligers bekijken: Eigen heeft. Dan ziet deze persoon alleen de vrijwilligers die gekoppeld zijn aan de teams waar hij of zij zelf lid van is. Een beheerder met Vrijwilligers bekijken: Alles ziet alle vrijwilligers in het systeem.

Wijzigingen bijhouden

Alle wijzigingen aan rechten worden automatisch vastgelegd in een logboek. Zo is altijd na te gaan wie welke rechten heeft aangepast en wanneer.

Beheerders (admin)

Gebruikers met de admin-rol hebben automatisch toegang tot alle functies, ongeacht de ingestelde rechten. De admin-rol wordt apart beheerd en is niet zichtbaar in het reguliere rollenoverzicht.

Veelgestelde vragen

Een gebruiker kan niet inloggen. Wat nu?

Controleer of het account op Actief staat. Controleer ook of het juiste e-mailadres en wachtwoord zijn ingesteld, of dat de Entra-koppeling correct is geconfigureerd.

Kan ik een rol verwijderen?

Een rol kan alleen verwijderd worden als er geen contactpersonen meer aan zijn gekoppeld. Wijs eerst een andere rol toe aan alle betrokken contactpersonen.

Kan een gebruiker meerdere rollen hebben?

Nee, elke contactpersoon heeft één rol. Maak eventueel een gecombineerde rol aan met de gewenste rechten.