Roosters en planning
Met de roostermodule krijg je een visueel overzicht van welke vrijwilligers wanneer ingepland zijn. Het rooster wordt automatisch opgebouwd op basis van de tijdsloten en koppelingen die bij vacatures zijn ingesteld.
Rooster openen
Ga naar Rooster in het hoofdmenu. Je ziet een formulier met drie stappen om het gewenste rooster samen te stellen.
Stap 1: Selecteer de organisatie of vrijwilliger
Je kunt het rooster op twee manieren bekijken:
- Per organisatie (links) — Selecteer een coördinatorgroep en eventueel een locatie, team of contactpersoon. Je ziet dan alle ingeplande vrijwilligers voor die selectie.
- Per vrijwilliger (rechts) — Selecteer een specifieke vrijwilliger om alleen diens planning te bekijken. Optioneel kun je filteren op team of specifieke vacature.
De keuzelijsten worden automatisch ingeperkt: als je een locatie kiest, worden alleen de teams van die locatie getoond.
Stap 2: Selecteer de periode
Kies een periode op één van de volgende manieren:
- Datumbereik — Kies een van-datum en een tot-datum (maximaal 31 dagen).
- Weeknummer — Vul een ISO-weeknummer in om die specifieke week te tonen.
- Huidige week — Toon de lopende week.
Stap 3: Kies het formaat
- Digitaal — Interactief overzicht in de browser.
- Afdrukken — Exporteert het rooster als Excel-bestand (.xlsx), klaar om af te drukken.
Het digitale rooster
Het digitale rooster toont een tabel met dagen als rijen en tijdblokken van 15 minuten als kolommen. De tijden lopen van 07:00 tot 22:00.
Elke inplanning wordt getoond als een gekleurd blok met:
- De tijden (bijv. 09:00 - 13:00)
- De naam van de ingeplande vrijwilliger
Details bekijken
Klik op een inplanning om een popup te openen met uitgebreide informatie:
- Vacaturenaam en omschrijving
- Locatie en team
- Tijdslot met exacte tijden
- Vrijwilliger met naam, telefoon en e-mail
- Contactpersoon van de vacature met contactgegevens
Rooster delen
Onderaan het rooster vind je twee deelbare links:
- Link met vaste periode — Toont altijd exact het datumbereik dat je hebt geselecteerd. Handig om een specifieke week te delen.
- Link met doorlopende periode — Toont altijd de huidige week vanaf het moment dat de link wordt geopend. Handig als bladwijzer.
Excel-export (afdrukken)
De Excel-export genereert een werkboek met één tabblad per dag. Elk tabblad toont:
- De dag, datum en het weeknummer
- Tijdkolommen van 09:00 tot 21:00 in blokken van 15 minuten
- Per vacature de naam en de ingeplande vrijwilliger
Het Excel-bestand is opgemaakt in liggend formaat en klaar om af te drukken.
Hoe komen inplanningen in het rooster?
Het rooster wordt automatisch gevuld op basis van:
- Vacatures met tijdsloten (dag, tijd, herhaalpatroon)
- Koppelingen van vrijwilligers aan die tijdsloten
Je hoeft dus niet handmatig in het rooster te plannen. Koppel vrijwilligers aan vacatures via de vacaturemodule, en het rooster wordt automatisch bijgewerkt.
Herhalende inplanningen
Tijdsloten ondersteunen verschillende herhalingspatronen:
- Eenmalig — Verschijnt alleen op de opgegeven datum.
- Dagelijks — Herhaalt elke X dagen.
- Wekelijks — Herhaalt elke X weken op dezelfde dag.
- Maandelijks — Herhaalt maandelijks op dezelfde datum of dezelfde dag van de week.
- Jaarlijks — Herhaalt jaarlijks op dezelfde datum.
Wie ziet wat?
Je ziet alleen de roosters van teams waartoe je toegang hebt. Beheerders kunnen alle roosters bekijken.