Medewerkers beheren

Medewerkers (contactpersonen) zijn de gebruikers die inloggen in Vrijwilligersdossier en vrijwilligers beheren. Elke medewerker heeft een rol en wordt aan teams gekoppeld.

Het overzicht

Ga naar Instellingen > Medewerkers om alle medewerkers te bekijken. Je kunt filteren op locatie, team en rol.

Medewerker aanmaken of bewerken

Klik op Nieuw of op het bewerk-icoon bij een bestaande medewerker. De belangrijkste velden zijn:

• Geslacht, naam, e-mail — De basisgegevens van de medewerker.
• Rol — Bepaalt welke rechten de medewerker heeft in het systeem.
• Actief — Een inactieve medewerker kan niet meer inloggen. Een medewerker kan alleen op inactief worden gezet als deze niet meer aan teams is gekoppeld.
• Wachtwoord — Stel een wachtwoord in voor medewerkers die niet via SSO (Microsoft Entra) inloggen.

UPN (User Principal Name) en SSO

Het UPN-veld is van belang voor organisaties die gebruikmaken van Single Sign-On (SSO) via Microsoft Entra (voorheen Azure AD). De UPN is het adres waarmee de medewerker bekend is in de Microsoft Entra-omgeving.

Over het algemeen is de UPN hetzelfde als het e-mailadres van de medewerker (bijvoorbeeld j.jansen@organisatie.nl). In sommige gevallen kan de UPN echter afwijken van het e-mailadres, bijvoorbeeld wanneer de organisatie een ander domein gebruikt voor de Entra-omgeving dan voor e-mail.

Wanneer een medewerker inlogt via SSO, zoekt het systeem de medewerker op basis van de UPN die Microsoft Entra doorgeeft. Het is daarom essentieel dat het UPN-veld in Vrijwilligersdossier exact overeenkomt met de UPN in de Entra-omgeving van de organisatie. Als het UPN-veld niet of verkeerd is ingevuld, kan de medewerker niet inloggen via SSO.

Teams koppelen aan een medewerker

Op het bewerkformulier vind je de teamkoppeling. Deze bestaat uit twee panelen naast elkaar:

• Links (beschikbaar) — Alle teams die nog niet aan deze medewerker zijn gekoppeld. Per team zie je de locatie en de teamnaam.
• Rechts (geselecteerd) — De teams waaraan de medewerker momenteel is gekoppeld.

Klik op een team in het linker paneel om het toe te voegen. Klik op het kruisje bij een team in het rechter paneel om de koppeling te verwijderen. Beide panelen hebben een zoekfunctie en tonen het aantal items.

De teamkoppeling bepaalt welke vrijwilligers en vacatures de medewerker in zijn overzichten ziet. Een medewerker ziet alleen de gegevens van de teams waaraan hij of zij is gekoppeld.

Relatie met andere modules

• Teams — Een medewerker kan aan meerdere teams zijn gekoppeld. Dit bepaalt de zichtbaarheid van vrijwilligers en vacatures.
• Rollen — De rol bepaalt de rechten: welke modules de medewerker kan zien en of hij of zij gegevens mag bewerken.
• Mailbox — Verstuurde mails worden gekoppeld aan de medewerker. Admins zien alle mails, overige medewerkers alleen hun eigen mails.