Mail versturen naar vrijwilligers

Mail versturen naar vrijwilligers

Mail versturen naar vrijwilligers

Met de mailfunctie kun je vanuit Vrijwilligersdossier rechtstreeks e-mails versturen naar een of meerdere vrijwilligers. De mails worden persoonlijk gemaakt door gebruik te maken van variabelen zoals de naam van de vrijwilliger.

Hoe werkt het?

Stap 1: Vrijwilligers selecteren

Ga naar Vrijwilligers en gebruik de filters om de gewenste groep vrijwilligers te vinden. Selecteer vervolgens de vrijwilligers aan wie je een mail wilt sturen door de vakjes aan te vinken.

Stap 2: Mail opstellen

Klik op de knop Mail selectie bovenaan de lijst. Er opent een venster waarin je de mail kunt opstellen met de volgende velden:

  • Van — Kies het afzenderadres. Je kunt kiezen uit je eigen e-mailadres, het organisatie-e-mailadres of een noreply-adres.
  • Onderwerp — Vul het onderwerp van de e-mail in.
  • Inhoud — Schrijf de inhoud van je mail in de editor. Je kunt tekst opmaken met vet, cursief, lijsten en links.

Stap 3: Variabelen gebruiken

Via de knop Variabelen in de editor kun je gepersonaliseerde gegevens invoegen. Deze worden bij het versturen automatisch vervangen door de gegevens van elke individuele vrijwilliger.

Vrijwilliger-variabelen

VariabeleWordt vervangen door
[[vrijwilligerVoornaam]]Voornaam van de vrijwilliger
[[vrijwilligerAchternaam]]Achternaam van de vrijwilliger
[[vrijwilligerTussenvoegsel]]Tussenvoegsel (bijv. "van de")
[[vrijwilligerNaam]]Volledige naam (bijv. "Mw. Teska van de Tryable")
[[vrijwilligerNaamKort]]Korte naam (bijv. "Teska van de Tryable")
[[vrijwilligerVoorletters]]Voorletters
[[vrijwilligerAanhef]]Geslacht/aanhef
[[vrijwilligerEmail]]E-mailadres van de vrijwilliger
[[vrijwilligerVerjaardag]]Geboortedatum

Organisatie-variabelen

VariabeleWordt vervangen door
[[organisatie]]Naam van de organisatie
[[organisatie.contactpersoon]]Contactpersoon van de organisatie
[[organisatie.email]]E-mailadres van de organisatie
[[organisatie.telefoon]]Telefoonnummer van de organisatie

Tip: Gebruik variabelen om je mail persoonlijk te maken, bijvoorbeeld: "Beste [[vrijwilligerVoornaam]], bedankt voor je inzet bij [[organisatie]]."

Stap 4: Versturen

Klik op Versturen om de mail te verzenden. De mails worden op de achtergrond verwerkt en in de wachtrij geplaatst. Elke vrijwilliger ontvangt een persoonlijk exemplaar met de ingevulde variabelen.

Veelgestelde vragen

Kan ik zien welke mails er verstuurd zijn?

Verstuurde mails worden opgeslagen in het systeem. De inhoud, het onderwerp en de lijst van ontvangers worden bewaard.

Wat gebeurt er als een vrijwilliger geen e-mailadres heeft?

Vrijwilligers zonder e-mailadres worden overgeslagen bij het versturen. De overige ontvangers ontvangen de mail gewoon.

Kan ik een bijlage meesturen?

Nee, de mailfunctie ondersteunt op dit moment geen bijlagen. Gebruik hiervoor eventueel de nieuwsbriefmodule.

Welk afzenderadres moet ik kiezen?

  • Je eigen e-mailadres — Gebruik dit als je een persoonlijk bericht stuurt en antwoorden wilt ontvangen.
  • Organisatie e-mailadres — Gebruik dit voor formele communicatie namens de organisatie.
  • Noreply-adres — Gebruik dit als je geen antwoorden verwacht.

    • Related Articles

    • Mailbox - Overzicht van verstuurde mails

      Mailbox - Overzicht van verstuurde mails Met de Mailbox kun je alle eerder verstuurde mails terugvinden en bekijken. Je ziet per mail het onderwerp, de verzender, het aantal ontvangers en de status. Zo houd je overzicht over welke communicatie er ...

    • Nieuwsbrieven versturen

      Nieuwsbrieven versturen Met de nieuwsbriefmodule kun je gepersonaliseerde nieuwsbrieven versturen naar groepen vrijwilligers. Je definieert eerst een doelgroep en stelt vervolgens de nieuwsbrief samen met variabelen die automatisch per ontvanger ...

    • Vrijwilligers zoeken en beheren

      Vrijwilligers zoeken en beheren Het vrijwilligersoverzicht is het startpunt voor het werken met vrijwilligers. Hier kun je alle vrijwilligers bekijken, zoeken, filteren en beheren. Het overzicht Ga naar Vrijwilligers in het hoofdmenu. Je ziet een ...

    • Afzenderadres en reply-to bij e-mails

      Afzenderadres en reply-to bij e-mails Bij het versturen van e-mails vanuit Vrijwilligersdossier worden alle mails verstuurd vanaf het adres noreply@vrijwilligersdossier.nl. Dit is noodzakelijk om te garanderen dat de mails correct worden afgeleverd. ...

    • Nieuwsbrieven

      Nieuwsbrieven versturen Menu > Nieuwsbrief Via Vrijwilligersdossier kun je eenvoudig nieuwsbrieven versturen. Je kunt hierbij kiezen om een nieuwsbrief te verzenden aan alle vrijwilligers, maar ook kiezen om bepaalde groepen vrijwilligers aan te ...