Mailbox - Overzicht van verstuurde mails

Met de Mailbox kun je alle eerder verstuurde mails terugvinden en bekijken. Je ziet per mail het onderwerp, de verzender, het aantal ontvangers en de status. Zo houd je overzicht over welke communicatie er naar vrijwilligers is verstuurd.

Waar vind ik de Mailbox?

Je vindt de Mailbox via het gebruikersmenu rechtsboven in het scherm (klik op je naam). Kies daar Mailbox.

Het overzicht

Het mailbox-overzicht toont een tabel met alle verstuurde mails. Per mail zie je:

• Status — Een groen vinkje betekent dat de mail is verstuurd. Een oranje klokje betekent dat de mail nog wordt verwerkt.
• Onderwerp — Het onderwerp van de mail. Klik erop om de details te bekijken.
• Verzender — De naam van de persoon die de mail heeft verstuurd.
• Van (e-mail) — Het afzenderadres waarmee de mail is verstuurd.
• Ontvangers — Het aantal vrijwilligers dat de mail heeft ontvangen.
• Datum — Datum en tijdstip waarop de mail is aangemaakt.

Filteren en zoeken

Boven de tabel vind je een filterbalk waarmee je snel mails kunt terugvinden:

• Zoeken — Zoek op trefwoord in het onderwerp of de naam van de verzender.
• Verzender — Filter op een specifieke verzender uit de lijst.

Wie ziet welke mails?

• Administrators zien alle verstuurde mails van alle gebruikers.
• Overige gebruikers zien alleen de mails die zij zelf hebben verstuurd.

De detailpagina

Klik op het onderwerp of het oog-icoon om de details van een mail te openen. Bovenaan zie je de basisgegevens: onderwerp, verzender, afzenderadres, datum, status en het aantal ontvangers.

Daaronder vind je drie tabbladen:

Tab: Preview (met voorbeeldwaarden)

Dit tabblad toont hoe de mail eruitziet voor ontvangers. Variabelen (zoals [[vrijwilligerVoornaam]]) worden vervangen door voorbeeldwaarden uit de configuratie, zodat je een realistisch beeld krijgt van de verstuurde mail.

De kleuren geven aan welke variabelen zijn herkend:

• Blauw — Bekende variabele, correct vervangen door een voorbeeldwaarde.
• Oranje — Onbekende variabele, niet gevonden in de configuratie.

Tab: Originele template

Dit tabblad toont de oorspronkelijke mail-template inclusief de variabelen, precies zoals deze is opgesteld door de verzender.

Tab: Ontvangers

Dit tabblad toont een lijst van alle vrijwilligers die de mail hebben ontvangen, met hun naam en e-mailadres. Via het persoon-icoon kun je direct naar het profiel van de vrijwilliger navigeren.

Veelgestelde vragen

Kan ik een verstuurde mail opnieuw versturen?

Nee, de Mailbox is bedoeld als archief. Om een nieuwe mail te sturen, ga je naar Vrijwilligers, selecteer je de gewenste vrijwilligers en klik je op Mail selectie.

Waarom zie ik niet alle mails?

Als je geen administrator bent, zie je alleen de mails die je zelf hebt verstuurd. Neem contact op met een beheerder als je toegang nodig hebt tot alle mails.

Wat betekent de status 'Wordt verwerkt'?

Mails worden op de achtergrond verstuurd. Als een mail nog wordt verwerkt, betekent dit dat niet alle ontvangers hun mail al hebben ontvangen. Dit duurt meestal slechts enkele minuten.

Kan ik ook zien welke mails een specifieke vrijwilliger heeft ontvangen?

Ja, op het profiel van een vrijwilliger kun je zien welke mails er naar die persoon zijn verstuurd.