Vacatures beheren
Met de vacaturemodule maak en beheer je alle vrijwilligersposities binnen je organisatie. Je kunt vacatures aanmaken, vrijwilligers eraan koppelen, tijdsloten instellen en de bezetting bijhouden.
Het overzicht
Ga naar Vacatures in het hoofdmenu. Je ziet een tabel met alle vacatures. Per vacature wordt getoond:
- Bezetting — Een badge die aangeeft hoeveel plekken gevuld zijn:
- Rood: Geen vrijwilligers gekoppeld
- Oranje: Gedeeltelijk gevuld
- Groen: Volledig bezet
- Blauw: Meer vrijwilligers dan plekken
- Locatie — De locatie en het team. Hover voor het volledige adres.
- Contactpersoon — De verantwoordelijke contactpersoon.
- Startdatum — Wanneer de vacature ingaat.
- Naam — De naam of kortcode van de vacature.
- Omschrijving — De eerste tekst van de omschrijving.
Filteren
Gebruik de filterbalk om vacatures snel terug te vinden:
- Coördinatorgroep, Locatie, Team — Filter op organisatiestructuur.
- Contactpersoon — Filter op verantwoordelijke.
- Bezetting — Leeg, Gedeeltelijk gevuld, Volledig bezet of Archief.
- Activiteit, Doelgroep, Detail — Filter op vereiste kenmerken.
- Dag en dagdeel — Filter op wanneer de vacature is ingepland.
- Geadverteerd — Ja of Nee (als de frontpage-module actief is).
- Zoekwoord — Zoek op naam, omschrijving of kortcode.
Nieuwe vacature aanmaken
Vanaf nul
Klik op Nieuw om een nieuwe vacature aan te maken. Vul de volgende gegevens in:
- Organisatie — Selecteer de coördinatorgroep, locatie, team en contactpersoon (de keuzes worden stapsgewijs ingeperkt).
- Naam en omschrijving — Geef de vacature een naam, eventueel een kortcode, en een uitgebreide omschrijving.
- Datums — Stel een startdatum in en optioneel een einddatum.
- Tijdsloten — Voeg tijdsloten toe: op welke dagen en tijden zijn vrijwilligers nodig, en hoeveel plekken zijn er per slot.
- Kenmerken — Wijs via drag-and-drop de gewenste activiteiten, doelgroepen en details/vaardigheden toe.
Vanuit een template
Klik op Nieuw vanuit template om een vacature te baseren op een vooraf ingesteld sjabloon. Het sjabloon vult automatisch de omschrijving, kenmerken en tijdsloten in. Variabelen zoals [[locatie]] en [[team]] worden automatisch vervangen door de gekozen waarden.
Kopiëren
Klik op het kopieer-icoon bij een bestaande vacature om een exacte kopie te maken, inclusief tijdsloten, kenmerken en declaratietypes.
Vrijwilligers koppelen
Klik op het ketting-icoon bij een vacature om het koppelscherm te openen. Hier zie je:
- De details van de vacature (locatie, contactpersoon, beschrijving, tijden).
- Een overzicht van alle reeds gekoppelde vrijwilligers met hun tijdsloten.
- De bezettingsbadge die real-time bijwerkt.
Een vrijwilliger toevoegen
- Klik op de + knop.
- Zoek en selecteer de gewenste vrijwilliger.
- Selecteer aan welke tijdsloten deze vrijwilliger wordt gekoppeld.
- De vrijwilliger verschijnt in de koppeltabel met start- en einddatum.
Koppeling beheren
Per gekoppelde vrijwilliger kun je:
- Start- en einddatum aanpassen.
- Tijdsloten wijzigen via het klok-icoon.
- Notities toevoegen aan de specifieke koppeling.
- Declaraties beheren (als de declaratiemodule actief is).
- Ontkoppelen via het prullenbak-icoon.
Tijdsloten
Elke vacature kan meerdere tijdsloten hebben. Een tijdslot definieert:
- Dag(en) — Op welke dag(en) van de week.
- Tijden — Van-tot tijden.
- Aantal plekken — Hoeveel vrijwilligers er nodig zijn.
- Herhaling — Eenmalig, dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks.
Exporteren
Selecteer vacatures met de vakjes en klik op Vacaturelijst om een Excel-export te genereren met vacaturegegevens en gekoppelde vrijwilligers.
Archiveren en verwijderen
Vacatures worden niet permanent verwijderd maar gemarkeerd als verwijderd. Ze zijn terug te vinden via het filter Bezetting: Archief. Vacatures waarvan de einddatum is verstreken verschijnen ook automatisch in het archief.